[ 오피스의 神 ]
비지니스 이메일을 잘 쓰기 위한 포인트!
편지 쓰는 정성과 따뜻한 마음으로
회사원들은 하루 평균 100개 이상의 이메일을 주고 받는다고 합니다. 특히 사외 사람들과 업무를 자주하는 부서는 얼굴도 모르는 사람에게 이메일로 처음으로 인사하는 경우도 종종 일어나기도 합니다. 또한 이메일은 전화로 할 수 없는 공식적인 문서로써의 역할을 하기도 합니다. 이처럼 이메일은 업무의 시작이자 끝 마무리를 한다고 볼 수 있습니다.
이토록! 중요한 이메일 어떻게 써야 할 지 구체적으로 하나씩 짚어보겠습니다:-)
1. 제목
제목이 절반입니다. 내용을 함축하면서도 호기심을 유발해야 합니다. 그렇지 못하면 휴지통 직행입니다. 그렇다고 호기심을 유발하려고 ‘낚시질’을 해선 곤란합니다. 제목만 보고도 용건을 파악할 수 있게 하되, 내용이 매우 중요하므로 안보면 당신이 손해이고 낭패를 당할 수 있다는 느낌을 줘야 합니다. 그러면서도 제목 뒷부분이 잘리지 않게 짧게 작성해야 합니다.
또한 수신자가 추후 제목만으로 검색할 수 있도록 핵심 키워드를 삽입합니다. 아울러 제목 앞에 괄호로 [필독], [중요], [긴급], [보고], [협조], [문의], [제안], [업무연락], [회신요망], [단순참조] 등을 넣어 수신자가 해야 할 일을 알려주는 것도 좋은 방법입니다.
2. 인사
‘안녕하세요.’보다는 상대의 근황과 안부를 묻는 짧은 한 마디로 시작합니다. 인사를 통해 보내는 사람의 얼굴이 떠올라야 받는 사람의 눈을 그 다음 내용으로 옮길 수 있습니다.
3. 배열
인사 다음에는 바로 핵심으로 들어가야 합니다. 전체 내용을 요약하여 보는 사람의 눈이 확 뜨이게 사로잡아야 합니다. 마케팅을 위한 이메일의 경우는 특징과 장점, 상대의 이익을 강조하는 것으로 다른 메일과 다름을 보여줘야 합니다. 전체적인 구성은 전하고자 하는 내용을 리스트 업 한 후, 이 가운데 보내는 사람이 강조하고자 하는 우선순위와 받는 사람의 니즈를 고려하여 열거하는 순서를 정합니다. 보는 사람도 편하고 의미도 분명하게 전달될 수 있도록 단락을 잘 나눠 씁니다.
4. 표현
멋지게, 재미있게 쓰려는 욕심이나 기교를 부리지 말아야 합니다. 과도한 꾸밈은 역효과를 부릅니다. 형용사, 부사 등 수식어는 최대한 배제합니다. 그래픽이나 이미지를 과하게 쓰는 것도 바람직하지 않습니다. 대신 읽는 사람이 한눈에 전체를 파악할 수 있도록 굵은 글씨와 중간제목으로 등으로 일목요연하게 정리합니다.
무엇보다 중요한 것은 상대가 나에게만 보냈다는 사신(私信) 느낌을 갖게 만드는 것입니다. 본인이 특별한 대접을 받고 있다고 생각하게 만드는 것입니다. 그러려면 의례적인 표현을 삼가고 나와의 관계, 상대의 특별한 사정 등을 고려하여 작성해야 합니다. 나이와 직급에 맞는 경어를 구사할 필요도 있지요. 그래야 누구에게나 보내는 죽은 글이 아니고 자신에게만 보내는 생생한 글이 될 수 있습니다.
5. 끝인사
정중하면서도 장황하지 않게 나를 기억하게 하는 한 마디면 좋겠지요.
6. 첨부파일
첨부는 가급적 하지 않는 게 좋겠지요. 수신자 입장에서는 첨부파일을 여는 것도 일이니까요. 그러므로 간단한 첨부문서는 별첨하지 말고 본문에 복사해 붙이는 게 좋습니다. 불가피하게 첨부해야 하는 경우
- 수신자가 열어볼 수 있게 미끼라도 던져야 합니다.
- 내용에 자신 있으면 본문에 첨부파일을 요약해 놓는 것도 방법이겠지요.
- 보고서를 첨부하는 경우, 본문에 단순히 “~보고합니다.”라고 하지 말고, 이 문서가 어떤 과정을 거쳐 얼마나 신중하게 만들어졌는지 문서의 신뢰도를 높이는 한 줄을 작성합니다.
- 일반적으로 쓰지 않는 파일이나 압축파일은 피하는 게 좋습니다.
- 첨부문서는 열었을 때, 마지막 쪽이 아니라 첫째 쪽이 뜨도록 저장해야 합니다.
7. 수신인 지정
수신인으로 넣어야 할 사람을 참조에 넣어 곤란을 겪는 경우가 많습니다. ‘내가 업무 책임자인데, 나를 참조 정도로 대우했다.’고 항의 받을 수 있습니다. 헷갈릴 때는 무조건 수신인으로 넣으면 됩니다. 수신자 명단에 있으면 아무래도 신경 써서 보게 되니까 보내는 사람은 손해 볼 일 없지요. 단체로 보내는 메일도 ‘한명씩 보내기’ 기능을 쓰세요. 내가 1/n이 되는 것을 좋아 할 사람은 없습니다.
8. 단체메일
수신자를 신중하게 선별하여 스팸 메일이 되지 않도록 유의합니다. 받아야 할 대상이 아닌 사람에게 보낸 이메일은 그 사람의 시간을 빼앗는 일입니다. 또한 전체메일은 일의 책임 소재를 분명히 하지 않아 서로에게 미루는 결과를 초래할 수 있습니다. 단체 줄다리기를 했을 때 개인들은 상대적으로 힘을 덜 쓰게 되는 현상과 같은 맥락입니다.
9. 참조
정보 공유 차원에서 잘 활용할 필요가 있습니다.
10. 네임태그(서명)
인상적인 문구로 자신의 차별적인 캐릭터와 일에 대한 열정을 드러냅니다. 아울러 아이디(ID)도 회사 공식 양식이 없으면 자신을 표현하는 수단으로 개성 있게 표현합니다.
11. 최종점검
이메일을 전송하기 전에 오탈자는 것은 물론, 내용에 오류가 없는지, 수신자는 정확한지 체크합니다. 보안을 걸어놓은 경우는 열어볼 수 있게 조치해줘야 합니다. 이 밖에도 링크는 잘 열리는지 확인하고, 중요한 문서는 ‘내게 보내기’로 테스트해 봅니다. 특히 수신자 메일 주소를 거듭 확인합니다.
12. 보내는 시간
이메일은 수신자가 읽기 편한 시간을 골라 보냅니다. 수신자가 바로 읽어볼 수 있는 시간대를 찾는 게 좋습니다. 사내 보고의 경우 발신자가 새벽까지 일한 티를 내고 싶은 경우, 수신자가 단잠에 빠져 있는 시간에 보내기도 하지요. 이메일 상에 보낸 시간이 명시되니까요.
13. 수신 확인
이메일을 받았는지 메일에서 수신 확인을 하고, 휴대전화 알림문자도 보내는 등 2중, 3중으로 수신 여부를 확인해야 합니다. 나는 보냈으니 할 일 다 했다고 안심했다가는 큰 코 다칩니다.
14. 회신
이메일을 받았을 경우에는 최대한 빠른 시간 안에 피드백 합니다. 그러기 위해서 이메일 수신 여부를 수시로 확인해야 합니다. 받은 문서에 답장할 때에는 제목을 바꿔서 보내는 게 예의입니다. 또한 회신 할 때는 이전 문서도 함께 보냄으로써 경위와 맥락을 파악하게 하는 게 좋습니다.
이메일 쓰는 것에 대한 구체적인 내용을 살펴보았습니다. 이메일 쓰기의 기술적인 능력도 중요하지만 놓치지 말고 함께 고민해야 할 부분은 글을 쓰기 전 1) 이메일 목적이 무엇인지, 2) 누구에게 , 언제, 어떤 내용을 쓸 것인지, 3) 시각적인 이메일 구조를 어떻게 할 지 결정한 후에 시작하는 것을 잊지 마세요.
아래 글도 함께 읽어 보시길 바랍니다.
