[오피스히어로]
나는 왜 늘 시간이 모자랄까?
종일 사무실에서 성실히 일했지만 통제되지 않는 생각들 때문에 오늘도 발전 없는 하루를 보냈습니다. ‘생각이 너무 많아 자신을 괴롭히는 스타일’이라는 사주팔자가 들어맞았던 것일까요?
케이스 1
일을 시작하기가 무섭습니다. 프로젝트를 진행하다 보면 생길 수 있는 변수에 대한 걱정이 꼬리에 꼬리를 물고 늘어집니다. 모든 일마다 정해진 매뉴얼이 있으면 좋으련만 새로운 업무를 해야 할 때면 실행 이후 벌어질 ‘만약’의 상황을 생각하느라 일이 진전되지 않죠. 과대망상에 걸린 것은 아닐까 진지하게 고민을 할 때도 있습니다.
당신은 팀(회사) 안에서 일하고 있다는 사실을 잊지 말자
업무 결과의 변수를 생각하는 것은 프로젝트를 완벽하게 처리하고 싶기 때문입니다. 하지만 업무란 당신 혼자 처리하는 것이 아닌 팀 안에서 일어나는 것입니다. 큰 책임을 져야 하는 모든 결정은 저 위에 있는 높은 분들이 하는 데에도 다 이유가 있습니다. 당신이 이번 프로젝트에 운명을 걸 것이 아니라면, 수정과 실패를 두려워하지 말고 적당한 선에서 마무리 지을 수 있는 융통성이 필요합니다.
일은 ‘엉덩이’가 아닌 키보드가 하는 것이다
크게 깨지더라도 일단 부딪혀보는 사람이 있고, 반대로 돌다리도 20번 이상 두드리고 건너는 사람이 있습니다. 실패하는 것이 두려워 모든 상황을 완벽하게 설정한 후 일을 진행하는 사람일수록 디테일에 강합니다. 하지만 이 디테일도 너무 과하면 일 못 하는 사람으로 낙인 찍힙니다. 완성도 높은 결과물은 꼼꼼함과 시간으로 만들어지는 것이 당연하지만 매사 엉덩이로 일을 처리하기엔 ‘시간’이라는 놈을 쫓아가지 못합니다.
케이스 2
회사에서 내게 주어지는 업무의 양이 능력에 비해 과하게 많은 것 같습니다. 야근은 기본, 남들보다 일찍 출근해서 일에 매달리지만 줄어들 기미는 보이지 않습니다.
덜어내고 포기할 부분을 명확히 할 것
우선 일을 못 해서라기보다 너무 완벽하게 처리하기 때문은 아닌지 고민해볼 필요가 있습니다. 보고서를 만들 때 디자인, 서체와 크기 등 사소한 것에 더 신경 쓰는 쪽은 아닌가요? ‘오버’해서 일을 처리하려는 경향이 있을 수 있습니다. 업무를 효율적으로 해내기 위해서는 조금 쿨해질 필요가 있죠.
무조건 잘하려고 하기보다는 어떤 부분을 덜어내고 포기할 것인지 파악하는 것이 먼저입니다. 프로젝트를 시작하기 전 목표와 방향과 같은 꼭 필요한 핵심요소 두세 가지만 챙겨도 뭔가 있어 보이는 기획서가 완성됩니다.
하루에 딱 세 가지만 해도 괜찮다
스스로 일이 ‘많다’고 생각한 이상 어느 정도 가지치기가 필요합니다. 모든 일을 해내겠다는 과한 목표는 오히려 업무의 몰입도를 망칩니다. 하나라도 확실하게 끝내는 것이 중요합니다. 하루에 딱 세 가지만 제대로 해내겠다는 생각으로 일을 처리하세요. 경험과 노하우가 쌓이면 세 개에서 네 개, 다섯 개로 하루하루 처리할 수 있는 양이 많아집니다. 모르거나 어렵다고 생각되는 부분은 도움을 요청하는 편이 효율적입니다.
케이스 3
마땅히 해야 하는 일인데 들여다보기가 싫습니다. 마음만 먹으면 금방 끝낼 수 있다는 걸 알지만 그렇게 마음을 먹기까지가 어렵습니다. 일을 다 끝내지 못했다는 압박감에 퇴근 후 저녁을 먹으면서도 찜찜한 마음이 영 가시지를 않습니다. 문제는 점점 미루는 일이 늘어난다는 것입니다.
일하고 싶은 환경을 스스로 만든다
미루는 습관은 과학적으로 증명된 인간의 본성입니다. ‘이따 해야지’라는 충동은 우리 뇌에서 도덕성을 제어하는 변연계와 본능을 담당하는 전두엽 피질 사이에서 벌어지는 심리적 전쟁입니다. 하지만 일은 미룬다고 소멸하지 않습니다.
운이 좋아 다른 사람에게 일이 넘어가더라도 게으름은 언제나 일정량 이상 존재한다는 ‘게으름 질량 보존의 법칙’에 따라 미루고 싶은 생각이 또 생기게 마련이죠. 애초에 게으름이라는 놈의 뿌리를 뽑아야만 문제를 해결할 수 있습니다. 가장 쉬운 방법은 스스로 동기부여를 하는 것. 퇴근 후 맛있는 음식을 먹으러 가는 계획을 세우거나 쇼핑 리스트를 만들어보는 것도 효과적입니다.
30분 미만으로 타이머를 맞춘다
타이머 시작과 동시에 반강제적으로 일을 시작한 뒤 그 시간이 지나면 멈춥니다. 한 번 시작이 어렵지 일단 시작하고 나면 익숙하고 쉬운 업무 난이도이기 때문에 일은 술술 풀리고, 시작했던 의지가 아까워서라도 일을 마무리하고 싶어집니다. 단, 하기 싫은 일은 집중력 또한 낮아지니 타이머를 맞출 때는 평소 집중 시간의 반 정도로 설정해야 합니다.
케이스 4
승부욕이 강한 편입니다. 스스로 뛰어난 사람이라고 자부하고 살아왔는데 직장에 오니 그게 아니더군요. 맡은 일을 누구보다 빨리 잘 해내고 싶은데 마음처럼 쉽지 않습니다. 이런 나를 보고 있자니 이제껏 경험하지 못했던 패배감이 몰려옵니다. 답답하고 한심한 마음이 나의 멘탈을 갉아먹습니다.
상사나 선배를 관찰한다
욕심 있고 야망 있는 사람에게 주로 일어나는 증상입니다. 실력으로 인정받는 것만이 지친 당신에게 활력을 불어넣을 수 있는 가장 빠른 방법. 단기간에 실력을 업그레이드하기 위해서는 일의 ‘요령’을 기르기가 가장 쉽습니다. 직장 상사나 선배만큼 해당 업무를 잘 이해하고 있는 사람은 없습니다. 전화할 때, 메일을 보낼 때, 결재를 받을 때 등 그들의 행동 하나하나에 숨어 있는 깨알 팁을 스펀지처럼 흡수하세요.
‘잘했다’는 자기만의 기준을 만든다
보고서에 수정이 세 개 미만이라든가, 마감 날짜보다 일을 일찍 끝냈다거나 하는 식의 소소한 상황을 ‘셀프’ 칭찬의 기회로 바꿉니다. 다른 사람의 칭찬을 기다리기보다 나의 발전하는 모습을 인정해주어야 자존감도 성장합니다. 스스로 동기를 부여하는 계기가 되기도 합니다.
케이스 5
오늘 해야 하는 업무를 생각하면 처리해야겠다는 의지보다 ‘멘붕’이 먼저 옵니다. 어디서부터 어떻게 일을 시작해야 할지 재고 따지며 모든 에너지를 뺏기는 느낌입니다.
쉬워 보이는 일부터 시작한다
어디서부터 어떻게 시작해야 할지 혼란을 넘어 ‘멘붕’의 경지에 이르렀다면, 그 일은 어쩌면 내가 감당하기 너무 복잡하거나 방대한 양이기 때문입니다. 일의 순서를 정하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 먼저, 일단 아무 일이나 시작합니다. 일할 때 생긴 탄력 속도가 다음 일로 넘어가는 데 교두보 역할을 합니다. 두 번째 방법은 일의 중요도를 파악하는 것입니다. 데드라인이 임박하거나 책임 소재가 분명한 일, 결과가 눈에 빤히 보이는 일은 미리미리 해두는 편이 안전합니다.
일을 시킨 사람이 누구인지 생각한다
업무의 처리 순서를 결정하는 가장 단순한 방법이자 위험한 방법입니다. 일을 시킨 사람이 내 회사생활에 얼마나 영향을 주느냐에 따라 순서를 정합니다. 동료들에게는 얌체 같다는 소리 좀 듣겠지만 일단 내 일부터 잘하는 것도 가끔은 필요합니다. 물론 이것이 최우선 기준은 아니겠죠.
케이스 6
일을 시작하려 하면 모니터 위에 쌓인 먼지가 신경 쓰이고, 옆자리 동료의 어젯밤 소개팅이 어떻게 되었는지 궁금해서 참을 수 없습니다. 일에 본격적으로 집중하기까지 남들보다 3배 이상의 시간이 소요되는 것 같습니다.
에너지의 농도가 가장 짙어지는 시간을 포착한다
‘마음의 준비’는 집중하지 못하는 사람들의 자기합리화 적 표현입니다. 이 문제를 극복하기 위해서는 자기 자신을 어느 정도 연구할 필요가 있습니다. 일주일 정도의 관찰만으로도 충분히 파악할 수 있습니다. 물론 회사에서 마음대로 일하는 시간과 쉬는 시간을 조정할 수 없지만 스스로 일이 잘되는 시간이라고 정의를 내려놓으면 습관이 생각을 지배하게 됩니다.
해야 할 일을 종이에 적는다
일의 목록을 가시화할 수 있도록 노트에 적어봅니다. 이때 업무 처리할 과정도 함께 적으면 속도가 붙습니다. 단, 딴생각이 들기 전 30분 이내에 최대한 빨리 이 작업을 마무리해야 합니다.
물 들어왔을 때 노 젓는다
한 번 집중했을 때 해야 할 일들을 미리 당겨서 해놓으세요. 마음이 불안하거나 억지로 집중했을 때, 이도 저도 아닌 성과를 내는 것보다 훨씬 효율적입니다.
자신의 마음가짐만으로도 주도적인 시간 관리가 가능해집니다.
원문출처 : 싱글즈
<3월 편집자주>
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