효율적 시간관리를 위한 제안!

하루 종일 정신 없이 보냈는데 퇴근할 때 되돌아보면 막상 한 일은 크게 없고, 회의와 보고에 치여 제대로 된 업무는 또 다시 제자리 상태! 이 난관, 어떻게 해결하면 좋을까요? 시간을 가장 효율적으로 보낼 수 있는 특별한 방안! 이 시대를 살아가고 있는 직장인들과 한자리에 모여 고민한 그 내용을 지금 공개합니다.

일의 중심이 되는 리더는 그 계획과 결정에 따라 구성원들의 시간을 좌우하기도 하죠. 그만큼 리더의 시간 활용은 매우 중요한데요. 리더의 잘못된 시간 활용으로 일의 효율은 물론, 직원들의 능률이 떨어지는 일도 많습니다. 리더의 시간 활용은 직원들에게 어떤 영향을 미치게 될까요?

‘좋은 기업을 넘어 위대한 기업으로’라는 베스트셀러에서는 ‘좋은 회사를 위대한 회사로 도약시킨 리더는 ‘할 일 리스트’보다 ‘그만둘 일’ 리스트를 더 잘 활용한 사람이다’라고 표현했는데요. 일의 효율성을 높이기 위해 ‘꼭 필요한 일과 그렇지 않은 일’을 정리하는 것이 그만큼 중요하다는 이야기겠죠.
꼭 필요하지 않은 일로 시간을 보낼 경우, 일의 수습이 어려워지거나 여러 가지 일이 모두 지지부진 해 지는 경우가 생겨 팀원 모두가 힘든 상황에 처할 수 있습니다. 예를 들면 아래와 같은 업무 형태는 그 업무비중의 조절을 통해 보완해 나가야 할 것입니다.

직원들에게 새로운 미션을 부여하는 것도 중요한 일이지만, 부서 내에서 무의미하게 하고 있는 일은 없는지, 어느 직원에게 과부하가 걸려 있지는 않은지, 어떤 일을 슬림화시켜줄지 고민하는 리더가 되어 주시길 바랍니다.

많은 직장인이 회사에서 가장 비효율적인 업무로 ‘회의’를 꼽는다는 사실. 알고 계셨나요? 의사결정을 위한 회의, 공유를 위한 회의, 그리고 브레인스토밍 등 업무에서 꼭 빼놓을 수 없는 회의도 시간활용에 따라 보다 효율적인 업무로 거듭날 수 있습니다.

회의시간이 다 되었는데도 오지 않는 사람, 회의내용을 알지 못하고 참석한 사람, 그리고 회의안건에 대해 제대로 정리하지 못한 채 시간이 해결해 줄것이라 믿는 사람은 그야말로 회의시간에 가장 만나고 싶지 않은 유형 1순위!
시간을 보다 효율적으로 이끌어 나가고, 가장 효과적인 답안을 얻는 올바른 회의를 위한 길. 직장인들이 스스로 찾은 대안은 어떤 것들이 있을까요?

업무의 처리 능력만큼 중요한 것이 바로 ‘업무보고’이죠. 그런데 이 ‘업무보고’가 필요 이상으로 많은 내용을 담고 있거나, 자주 행해지지는 않나요? 꼭 필요한 핵심내용을 간추려서 간략히 전달하는 습관은 리더와 구성원 모두에게 가장 효율적인 업무 방식과 시간을 만들어 줄 수 있습니다.

문서는 두괄식으로, 첫 줄만 읽어도 무슨 내용인지 알 수 있는 보고서가 좋은 보고서라는 사실!
내용을 부풀리거나 살을 붙이기 위해 길게 쓴 보고서보다는 구두로 보고하는 편이 훨씬 효율적인 경우도 있는데요. 계속해서 보고서를 요구하기 보다는, 지속적인 소통을 통해 업무내용을 공유하는 일이 늘어났으면 하는 의견이 많았습니다.
또한 대부분의 커뮤니케이션이 이루어지는 사내메일과 메신저 역시 조금만 신경 쓰면 더 효율적인 업무 접근이 가능한데요. 하루에도 수십 개씩 오가는 메일 속에서 정작 중요한 메일은 확인하지 못하게 되는 경우를 막기 위해, 사내메일에도 ‘매너’가 필요하다는 점, 잊지 마세요!

조직의 효율적인 업무처리를 위해 구성원들이 직접 고민하고, 찾은 ‘시간 활용법’ 어떠셨나요?
이밖에도 의사결정을 기다리며 낭비하는 시간을 최소화하고, 출근 후 할 일과 우선순위를 정하는 것. 불필요한 야근을 줄이는 것 등 다양한 의견들이 많이 나왔습니다. 조금 더 자신의 시간을 소중히 생각한다면 개선할 점이 하나씩 보일 것입니다. 만물이 꽃피는 봄, 효율적인 시간활용으로 생산성을 높여 새롭게 피어나는 여러분이 되시길 늘 응원합니다!