효율적인 메모의 기술

[ 오피스 히어로]

단순히 잘 기억하기 위한 메모가 아닌, 업무에 효율을 높여주는 메모 비법은 따로 있습니다. 메모의 달인들이 귀띔하는 기가 막힌 메모의 기술!

메모한 게 어디에 있는지 모른다
그때그때 메모를 잘해도 정작 필요할 때 그 메모가 적혀 있는 노트가 어디에 있는지 몰라 활용하지 못한다면? 보통 부피가 너무 작은 노트를 사용하거나 종이쪽지, 이면지에 아무렇게나 써서 쓰레기인지 메모인지 구분이 안 될 때가 있습니다. 회사에서 매일 쓰는 노트일수록 A4 크기 이상이거나 부피가 두꺼운 것을 사용하시길 권합니다.

내가 쓴 글씨, 나도 못 알아 본다
“이거 뭐라고 쓴 것 같아?” 옆에 앉은 동료에게 내가 쓴 글씨를 물어봐야 하는 우스꽝스러운 상황은 메모꽝들에게 자주 벌어집니다. 급한 마음에 휘갈겨 쓴 글씨의 내용을 해독할 수 있는 건 그나마 그 글씨의 주인일 뿐이거늘. 메모의 기본은 최소한 알아볼 수는 있게 써야 한다는 것입니다.

메모만 하고 다시 보지 않는다
아무리 열심히 메모를 해도 그것을 다시 보지 않으면 아무 소용 없습니다. 이미 노트에 적어두고서도 같은 내용을 동료에게 물어보는 사람들은 메모의 기본적인 용도를 모르는 것입니다. 적재적소의 순간에 메모 내용을 파악할 수 있도록 한번 써둔 내용은 하루에 한 번씩 훑어보는 습관을 갖는 게 좋습니다.

노트를 여러 권 쓰면 갖고 다니기에도 불편하고, 필요한 내용을 찾거나 분류하는 데 많은 시간을 할애해야 합니다. 끈기 없는 사람은 노트를 사용하다가 중간에 포기하기도 합니다. 서로 다른 종류의 정보가 뒤섞여 있더라도 생각이 충돌해 창의적인 아이디어를 떠올리는 데 도움이 됩니다. 단, 메모할 때는 반드시 날짜를 기입합니다.

시험을 대비해 밑줄 긋고 중요 표시를 해두는 것과 같은 이치입니다. 상사의 짤막한 지시를 적을 때는 보통 포스트잇이나 한 손에 들어오는 작은 노트를 사용합니다. 그때 적은 메모는 개인 노트에 시간 순서대로 붙입니다. 이렇게 하면 포스트잇에 한 메모를 다시 봐야 할 때 빨리 찾을 수 있기 때문입니다.

스스로 데드라인을 정해놓으면, 일을 미루거나 스케줄을 어길 일이 없습니다. 업무 중요도에 따라 우선순위로 색깔을 달리해 메모합니다. 일을 완수하면 펜으로 줄을 그어 지웁니다. 메모할 때 펜 색깔은 2~3개 정도로 정합니다. 너무 많은 색의 펜을 이용하면 번잡해 보이기만 할 뿐입니다.

시간이 지나서 필요할 내용이면 새로운 노트에 옮겨 적거나 따로 시간을 내어 노트 내용 전체를 스캔해 파일로 저장합니다. 혹은 스마트폰으로 사진을 찍어둡니다. 파일로 저장한 메모는 기간별로 폴더를 나누어 정리해 USB나 외장하드, 클라우드 서비스를 이용해 저장합니다.

아무리 열심히 독서를 해도 책 내용을 기억 못하면 쓸모가 없습니다. 독서 메모를 하면 책을 보며 ‘내가 이 책을 읽었던가?’ 하며 갸우뚱거릴 일도 없습니다. 책을 읽은 기간까지 적어두면 내가 한 달 또는 1년에 책을 어느 정도 읽는지 한눈에 볼 수도 있습니다.

이렇게 하면 이동하는 중이나 시간이 남을 때 다시 한 번 그 기사를 읽게 됩니다. 페이스북 친구가 ‘좋아요’를 누르거나 댓글을 달면 알림이 뜨기 때문에 여러 번 보는 것도 가능합니다. 당장은 아니더라도 나중에 참고자료로 사용하고 싶을 때는 브라우저 공유 기능을 이용해 따로 저장합니다. 글쓰기를 할 때 참고 자료가 필요하면 포켓에 들어가 그 동안 저장해둔 자료를 검색해서 사용할 수 있습니다.

생각보다 많은 사람이 스마트폰 카메라에 저장된 사진을 컴퓨터에 옮겨 정리하는 일을 귀찮아 합니다. 지난 휴가 때 찍은 사진을 한눈에 볼 수 있도록 정리하고 싶다면 해시태그를 #하와이20151224+아이디로 정리합니다. 다른 사람들이 사용할 만한 해시태그 말고, 나만 알 수 있는 것으로 정해야 검색하기 쉽습니다. 인스타그램에는 사진을 바로바로 올릴 수 있으니 접근성이 훨씬 좋고 간편합니다.

당장은 시간이 없어서 읽을 수 없는 글을 나중에 다시 찾아볼 수 있습니다. SNS에는 내가 업로드한 날짜가 정확히 표기돼 있어 기억을 환기할 때도 좋습니다. 꼭 자료를 찾지 않아도 기록 보관용으로 사용하기에도 좋은데, 이를테면 내가 읽은 책에서 기억하고 싶은 문구를 그때마다 트위터에 올리는 식입니다. 기획을 짤 때 도무지 좋은 아이디어가 떠오르지 않으면 찾게 되는 귀한 자료입니다.

SNS를 이용한 메모의 단점은 내가 쓴 메모가 어떤 식으로든 남들에게 공개될 수밖에 없다는 것. 트위터는 복수 계정을 가지고 있는 사람이 사용하기에 용이한 인터페이스를 갖추고 있습니다. 마치 폴더에서 또 다른 폴더로 넘어가듯 계정만 바꿔 로그인할 수 있습니다. 일반 스마트폰 메모장에서는 하나씩 메모를 클릭해서 내용을 확인해야 하지만, 트위터는 한 화면 안에 텍스트를 한꺼번에 볼 수 있습니다. ‘좋아요’ 수에 집착하지 않고, 자유롭게 이미지를 저장하고 싶다면 비공개 계정 인스타그램을 운영하는 것도 괜찮은 방법입니다.

수 많은 사람을 만나야 하는 직업이라면 간혹 전화한 사람의 이름과 얼굴, 목소리가 매칭되지 않을 수 있습니다. 전화한 상대에게 “누구시죠?” 라고 되묻는 결례를 범하지 않으려면 연락처에 그 사람의 인상착의나 특징, 간략한 정보 등을 기록해 기억을 떠올리는데 도움을 받을 수 있습니다.

통장 계좌번호처럼 사적인 것은 물론 회사 상사가 즐겨 물어보는 맛집 정보, 회식 후 만취한 동료의 안심 귀가를 도와줄 그의 집주소 등을 기록합니다. 스마트폰 메모장은 메일과 연동돼 있어서 메모 내용을 분실할 일도 없습니다. 단, 통장 비밀번호, 카드 비밀번호와 같은 개인 정보 메모는 피할 것. 스마트폰을 분실하면 몽땅 유출될 수 있기 때문입니다.

1. 구글 킵
포스트잇을 쓰듯 간단한 내용을 빨리 써야 할 때 적합합니다. 클라우드 서비스라 PC에서 웹브라우저로도 사용할 수 있고 스마트폰을 잃어버리거나 데이터가 지워져도 구글 서버에 자동 저장돼 있는 내용은 지워지지 않아 안전합니다.

2. 네이버 달력
스마트폰에 있는 달력 앱이 부족하다 느끼는 사람이 사용하면 좋습니다. 별표, 동그라미 등과 같은 표시 기능도 다양하고, 스티커도 있어서 아기자기 꾸미는 재미도 있습니다. 네이버 메일과 연동돼 있어 스케줄 알림을 스마트폰과 메일로 동시에 받을 수 있습니다.

3. 에버노트
개인 정보, 업무 관리, 자산 관리, 관심거리 등 다양한 정보를 일괄 정리할 수 있습니다. 텍스트 문서를 사진으로 저장해도 검색이 가능합니다. PC와 스마트폰으로 동시에 사용하면 양쪽에 정보가 공유됩니다. 블로그와 SNS 등에서 얻은 정보를 클리핑해서 모아 보기에도 좋습니다.

4. 데이원
스케줄러와 일기장을 스마트폰에 그대로 옮겨놓은 것 같은 앱입니다. 심플한 디자인에 딱 필요한 기능만 가지고 있어 누구나 손쉽게 사용할 수 있습니다. 날짜를 누르면 내가 기록한 시간, 날씨, 장소 그리고 사진까지 올릴 수 있습니다. 기록은 PDF로 저장할 수 있습니다.

아날로그 메모법과 디지털 메모법을 함께 적절히 활용하여, 메모의 달인으로 거듭나시길 바랍니다.