보고서로 화끈하게 소통하기

문서 형태의 보고서, 이메일 보고서, 프레젠테이션까지. 모든 보고서는 의사 결정자와 소통을 하고 나의 메시지를 전달하기 위해서 작성됩니다. 실패하지 않는 소통의 보고서 디테일을 하나하나 짚어봅니다.

자기 소개와 안부 인사를 시작으로 최근에 지시한 사항에 대해 ‘A와 B, C의 우여곡절을 거쳐 D로 조율을 하기로 했으나 거래처에서는 E를 추가적으로 요청하고 있는 상황’이라는 내용을 나열할 경우, 보는 사람은 어떨까요? 읽다 지쳐 보고서를 덮어버리거나, 그 내용을 대부분 기억 못할 가능성이 큽니다. 혹시 속으로 ‘왜 팀장님은 내 보고서를 읽다 말지?’라고 생각해본 적이 있다면 답은 그 보고서 안에 존재합니다. 에세이를 쓰듯 의식의 흐름에 따라 글을 쓰는 건 페이스북 하나면 충분합니다.

회사 보고서의 구조는 핵심 내용을 키워드로 대분류, 소분류로 나누어 누구라도 알아보기 쉽도록 구성해야 합니다. 보고의 내용을 현재 진행상황과 요청사항 등의 항목별로 나누어 전개한 뒤, 세부적인 내용은 알아보기 쉽도록 들여쓰기 합니다. 단락을 나누면 조금 더 쉽게 주제가 단락별로 눈에 들어옵니다.

흔히 ‘보고서의 흥망성쇠는 숫자가 결정한다’고 말합니다. 그만큼 그래프와 표의 숫자들이 잘못될 경우 보고서의 신뢰와 결과에 대한 신빙성은 함께 추락하고 말기 때문인데요. 그만큼 보고서 안의 숫자는 정확하게 잘 사용되어야 합니다. 우선 회사 내에서 통용되는 단위를 쓰는 것이 좋습니다. 하지만 문서를 만들면서 ‘틀리지 말아야지’라는 숫자 강박관념을 어느 정도 가지는 것은 좋지만, 숫자 하나하나에 집착해 통계를 낸 목적과 전체적인 보고서의 흐름을 잊어서는 안 됩니다.

통계 결과에 따라 다양한 차트를 적재적소에 활용하는 것도 포인트. 백분율이나 구성 비율을 강조하고 싶을 땐 원형그래프를, 서열과 크기 등으로 순위를 다룰 땐 가로 막대그래프를, 개수가 많지 않으면서 시간에 따른 변화를 보여주기엔 세로 막대그래프가 적당합니다. 차트를 넣을 땐 해당 기간과 차트 값의 단위도 꼭 포함시켜야 하며, 차트에 대한 목적과 용건을 드러내는 문구를 함께 넣는 것이 좋습니다.

업무의 진행이나 상황에 대한 보고서를 작성할 때는 간결성과 스피드가 중요하기 때문이죠. 심사 숙고해 중요사항만 간결하게 나열하는 것이 좋으며, 상사가 원하는 타이밍에, 가장 궁금해할 사항을 보기 좋게 정리하는 것이 포인트입니다. 현황을 정리하면서 벌어진 상황만 전달하지 말고, 앞으로의 방향에 대한 의견을 첨가해야 합니다.

문서의 목적은 단 하나입니다. 추진하고 싶은 업무 과제를 어떤 방식으로, 어떻게 진행시켜 성공해 나갈 것인지 설득하는 데에 있습니다. 그렇기 때문에 계획서 서두에 추진의 필요성과 배경은 명확하게 전달하는 게 좋습니다. 여기에 단계별 진행 과정, 업무를 성공했을 때 기대할 수 있는 결과를 덧붙여 마무리합니다. 기대 효과를 나타낼 때엔 전년 대비 예상 매출 신장을 한눈에 볼 수 있는 그래프, 표가 함께 들어가면 좋습니다.

결과 발표를 두고 상사가 가장 궁금해할 포인트를 역으로 생각해 글의 구조를 짭니다. 업무를 추진했던 목적에 대해 언급한 후 바로 본론으로 들어갑니다. 진행 결과를 나타낼 사실적인 수치들을 그래프와 표로 넣은 뒤 이 수치가 갖는 메시지에 대해서도 단락을 나누어 정리합니다. 어떤 점에서 성공적이었는지, 반면 아쉬웠던 점은 무엇이었는지 메시지를 전달한 다음 앞으로의 개선 방향에 대해 언급하며 마무리하면 좋습니다.

요즘 들어 한두 페이지 안에 모든 핵심을 담아낸 ‘원 페이지 보고서’가 선호되고 있습니다. 아무리 본론을 줄여도 보고해야 할 결과치가 수두룩하다면 참 난감한데요. 한두 문장으로 이루어진 단락으로 핵심을 남기고 추가 자료와 그래프는 첨부합니다. 보고서에 대해 의문이 생길 경우를 대비해 증거가 필요한 곳에 첨부파일 페이지를 기재해 바로 확인할 수 있도록 보고서를 만듭니다.

매일 주고받는 가장 빈번한 형태의 보고가 ‘이메일’입니다. 메일은 소소한 사항부터 공지사항, 과정 보고까지 다양한 비즈니스 정보를 나누고 설득과 요청이 오고 가는 매개체인데요. 빈번하게 쓰인다는 것은 실수를 하거나, 꼭 지켜야 할 중요한 사항들을 간과하고 습관적으로 ‘하던 대로’ 보낼 가능성이 높음을 의미하기도 합니다. 가장 간략하고 빠르게 내용을 전달하는 보고인 만큼 눈에 읽히는 편집이 중요합니다. 제각기 다른 모니터의 사이즈를 고려해 한 줄엔 30자 이상을 넘지 않도록 씁니다. 전달하고자 하는 핵심 메시지가 한눈에 읽히도록 단락을 나누거나 번호를 넣습니다. 중요한 정보에는 밑줄을 긋거나 굵은 글씨로 표시를 해주는 것이 이메일을 제대로 읽게 만드는 중요 요소입니다.

간략한 문장들로 내용이 한눈에 읽히도록 메일을 쓰는 건 읽는 이의 가독성을 위함입니다. 그런데 자칫 모든 정보를 가지치기하고 쳐내기 시작하면 그야말로 불친절한 메일이 될 수도 있습니다. 메일을 보낸 구체적인 이유와 목적을 오로지 첨부 문서, 파일에 꾹꾹 눌러 담아놓고 ‘첨부파일 확인 요망’이라는 불친절한 말로 끝을 내면 안 됩니다. 파일로 전하고 싶었던 내용을 두세 문장으로 정리해 ‘OO건과 관련된 통계 검토 사항을 파일로 정리한 결과를 첨부하였습니다’라는 말로 정리하면 좋습니다.

회사에서 메일을 선호하는 근본적인 이유는 ‘빠른 소통’에 있습니다. 긴 내용의 공지나 보고를 전체 메일로 빠르게 전달할 수 있기 때문이죠. 그러니 사무실 자리에 있든 없든, 메일을 수시로 확인하는 버릇을 들여야 합니다. 상대가 메일을 열어 봤는지 보낸 이가 확인할 수 있는 ‘수신 확인’ 혹은 ‘읽음’ 기능이 있으므로 빠르게 읽고 회신을 하거나 액션을 해야 합니다. 즉각적으로 요청에 대한 답변이 어려운 상황이라면, 그런 자신의 상황을 밝히고 예상 회신 날짜라도 빠르게 알려야 합니다. 미적거리는 사이 상대는 속이 터져 당신의 자리 앞에 와 있을지도 모릅니다.

메일을 보낼 때 ‘누구를 참조로 보낼 것인가’의 문제로 고민하는 사람들이 꽤 있습니다. 수신과 참조를 구분하는 명확한 근거는 함께 일을 하는 직접 업무 대상인지 아닌지에 달려 있습니다. 업무에 대해 직접적으로 관여 중인 과장은 ‘수신’으로, 일의 진행 상황을 전반적으로 알아야 하는 상사이거나 이에 대해 정보를 공유하고 있어야 할 부서장은 ‘참조’로 설정합니다. 관련자들을 참조에 넣어 업무에 대한 공유가 이루어져야 추후 업무진행이 편합니다.

구구절절 길게 쓰면 읽기 싫어지고, 애매모호하게 추상적으로 쓰면 짜증을 불러 일으키는 것이 이메일 제목입니다. 내용은 많고 함축적으로 제목을 쓰는 것이 와 닿지 않는다면 이 메일을 보내는 제1의 목적을 떠올립니다. 몇 날 몇 시에 업무 지원을 바라는 내용의 공지 메일을 보낸다면 제목 자체에 구분을 지어주면 좋습니다. “[업무요청] OO행사 업무 지원 요청(기한 : 5/25, 오전 9시)” 정도로 쓰는 게 적절하겠죠? 최악의 제목은 ‘지원 요청’, ‘저는 인사팀 OO입니다’ ‘안녕하세요. 급한 일이 있어 메일 드립니다’ 등 내용을 파악할 수 없는 제목들입니다.

프레젠테이션의 첫 번째 장에는 제목과 목차를 담습니다. 두 번째 장에는 프로젝트를 시작했던 배경과 개요를 한 장으로 정리합니다. 이때 과정을 표로 정리하면 한눈에 편리하게 들어옵니다. 그 후, 세 번째 장에 바로 결과에 대한 종합적인 분석을 내놓습니다. 프로젝트로 인한 매출과 생산성 추이를 한눈에 비교할 수 있는 그래프를 넣고 여기에서 유추할 수 있는 유의미한 프로젝트의 결과 메시지를 정리합니다. 이때, 긴 문장은 피하고 아주 짧게 한두 문장으로 주요 메시지를 구분합니다.

한 장의 프레젠테이션 문서를 눈으로 훑었을 때, 색색의 그래프와 흑백의 정리된 메시지 중 어느 것이 먼저 시선에 들어올까요? 가장 먼저 시선을 두어야 할 정보에 다른 색을 넣거나 강조 표시를 하는 건 많은 이들이 간과하고 넘어가는 디테일입니다. 세로형 보고서와 달리 프레젠테이션으로 보고서를 만들 때에는 한 장마다 강약의 포인트를 주어야 합니다. 이 장에서 기억하고 넘어가야 할 정보는 반드시 색과 디자인을 달리해 시선을 잡아 끄는 것이 좋습니다.

습관적으로 보고서를 작성하며 잊고 지나쳤을 수도 있는 보고서 디테일. 스스로의 보고서 양식들을 돌아보며, 하나하나 개선해나간다면 어느덧 완벽한 보고서를 만드는 자신을 발견할 수 있을 것입니다.

<원문출처 : 싱글즈>